EXCEL中数据的自动匹配

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资源作者:李国雁
资源来源:河南牧业经济学院
资源内容概述:本文介绍三种EXCEL中的数据自动匹配方法,使单元格内容能够自动引用、填充关联内容,为EXCEL使用者更加快捷的使用数据提供参考。

EXCEL中数据的自动匹配主要包含的内容:

EXCEL中无法直接使用SELECT语句进行数据查询、定位、匹配,必须依赖其自身提供的函数。本文将介绍三种EXCEL中的数据自动匹配方法,使单元格内容能够自动引用、填充关联内容,为EXCEL使用者更加快捷的使用数据提供参考。

1、引言

EXCLE作为一款电子表格软件,提供了直观的界面、出色的数据处理能力和图表工具,再加上成功的市场营销,使其成为最流行的个人计算机数据处理软件。

使用EXCLE作为数据源进行数据处理、统计分析和辅助决策等操作时,经常要使用到数据查询和定位功能。虽然EXCEL可以创建二维表格,但无法像真正的数据库软件一样使用SELECT语句进行数据的查询、定位、匹配以及更新,而EXCEL提供的“查找”功能,只能根据用户提供的关键字进行查找定位或者替换,无法实现数据的自动定位、引用和匹配,这些操作必须借助于EXCEL函数。为了帮助使用者能够更好的使用EXCEL进行关联数据的定位、引用,本文将介绍三种利用EXCEL函数实现数据自动匹配的方法。

EXCEL中数据的自动匹配

2、自动匹配

定义:在EXCEL的一个单元格区域中,某些单元格的值可以自动引用另一单元格区域中相关单元格的内容。现有两张表表1和表2,表2中A列已填充数据,B列中未填充数据。自动匹配的目的是让表2的B列自动引用表1中B列的关联数据。如表2中的B2单元格内应自动填入“Mike”,B2内应自动填入“Tom”,B3内应自动填入“Marry”⋯⋯

3、实现方法

3.1、LOOKUP函数

(1)定义:LOOKUP函数可从单行或单列区域或者从一个数组返回值。它的语法格式如下:

LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,[result_vector])

其中,lookup_value为搜索值,lookup_vector为只包含一行或一列的搜索区域,result_vector为只包含一行或一列的返回区域。

(2)使用方法

使用LOOKUP函数实现自动匹配,只需在表2的B1单元格中输入:

=LOOKUP(A1,表1!$A$1:$A$3,表1!$B$1:$B$3)。由于引用的单元格区域是固定不变的,其引用地址要使用绝对地址,输入完毕后拖动单元格右下角至B3,完成表2中 B列的自动匹配。

3.2、VLOOKUP函数

(1)定义:VLOOKUP函数搜索某个单元格区域的第一列,然后返回该区域相同行上任何单元格中的值。它的语法格式如下:

VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

其中,lookup_value为要在表格或区域的第一列中搜索的值,table_array为包含数据的单元格区域,col_index_n u m 为t a b l e _ a r r a y 参数中必须返回的匹配值的列号,range_lookup为一个逻辑值,指定VLOOKUP查找精确匹配值(true)还是近似匹配值(false)。

(2)使用方法

使用VLOOKUP函数实现自动匹配,只需在表2的B1单元格中输入:

=VLOOKUP(A1,表1!$A$1:$B$3,2,TRUE)。单元格区域的引用要使用绝对地址,输入完毕后拖动单元格右下角至B3,完成表2中B列的自动匹配。如果待定位的数据排列是横向的,应使用HLOOKUP函数,其使用方法和VLOOKUP函数类似,故不再赘述。

3.3、INDEX和MATCH函数

(1)INDEX函数定义:返回表格或区域中的值或值的引用。它的语法格式如下:

INDEX(array, row_num, [column_num])

其中,Array为单元格区域或数组常量,Row_num为区域或数组中的某行,函数从该行返回数值,Column_num为区域或数组中的某列,函数从该列返回数值。

(2)MATCH函数定义:在单元格区域中搜索指定项,然后返回该项在单元格区域中的相对位置。它的语法格式如下:

MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])

其中,lookup_value为需要在lookup_array中查找的值,lookup_array为要搜索的单元格区域,match_type为匹配选项,当值为1或省略时返回小于或等于lookup_value的最大值,当值为0时返回等于lookup_value的第一个值,当值为-1时返回大于或等于lookup_value的最小值。

(3)使用方法

使用INDEX和MATCH函数实现自动匹配,只需在表2的B1单元格中输入:

= INDEX ( 表1 ! $ A $ 1 : $ B $ 3 , MATCH ( A 1 , 表1!$A$1:$A$3,0),2)。

其中第二个参数“ MATCH ( A 1 , 表1 ! $ A $ 1 : $ A $ 3 , 0 ) ”函数返回A 1 的值在表1 A 列中的相对位置, 第三个参数“2”表示单元格区域“!$A$1:$B$3”中的第2列即B列。INDEX函数根据MATCH函数指示的位置返回该行中B列的值。单元格区域的引用要使用绝对地址,输入完毕后拖动单元格右下角至B3,完成表2中B列的自动匹配。

4、总结

几种定位方法均能完成数据的自动匹配,效率相差不大。由于EXCEL无法像数据库软件一样通过添加列索引提高查询效率,所以数据预处理工作特别重要,比如数据排序、减少冗余数据等,另外在查找数据时可以设置匹配方式为近似匹配。

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