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写年终总结PPT报告的七个关键思维

发布时间:2015-01-25 来源:幻方秋叶PPT

一到年底很多单位最重要的工作不是忙业务,而是写总结。现在很多总结都需要用PPT汇报,PPT的长处是图文并茂,多媒体动画炫目夺人,结果是总结形式越来越出彩,但是内容呢?越来越难写,不然也不会每到年底,有那么多人去网上买总结模板应付了事。

如果只是把别人的模板拿来改一改就变成自己的总结,这样写总结自然质量不高。今天本文就给大家分享写年终总结的七个关键思维,希望对各位写工作总结有所帮助。

1、明确定位:你给谁写?

对内写工作总结也许是你是写给直属领导,也许是你帮领导写总结材料给更上一级的领导看;

对外写工作总结,也许是给主管部门,也许是给外部专家,也许是服务的客户。

这些场合对工作总结的要求,文风,素材,框架区别都很大。很多人写总结习惯复制粘贴,但是面对不同的汇报对象,你能随便复制粘贴吗?

表一 不同汇报对象感兴趣的内容点也许不同

不同汇报对象感兴趣的内容点也许不同

如果你给不同的人写汇报材料,就要学会从他们的角度来思考问题,从他们需要的高度来提炼材料,你的年终总结写作能力才能真正提高!

2、明确类型:你写哪种?

仅仅知道工作汇报的对象还不够,还得了解自己汇报的类型。

在内部汇报秋叶建议按基层,中层,高层分类考虑,基层往往侧重搜集材料,中层往往侧重提炼思路,高层往往侧重提出愿景,这些就决定了你写汇报的基调和选材必须有差异。

基层写年终总结多是汇报自己的岗位工作,直白说就是没有功劳晒苦劳,都是差不多的工作,就比一比谁的份量足。这样带来的一个弊端就是工作总结越写越厚,但在领导眼里,谁的工作总结写得厚就是做得比较多比较好,其实这也是有道理的——如果你平时不注意积累不注意搜集材料临到年尾你哪里来的素材把总结写厚?

基层要敢把年终总结写薄,要么是工作业绩太出色,要么的确没什么好业绩写,要么单位本来就是走形式主义的场,你说你是哪一种?

但中层写总结对自己就要更高的要求,仅仅会记流水账还不够,还得会归纳提炼。中层一般都要在上一阶段的经营分析基础上,提出自己部门未来一年的工作思路,这里面不能只是没有业绩凑亮点,而是要拼深度拼力度。

关于市场你怎么看?提多高的目标?为什么这个目标合适?准备怎么做?同行都怎么做?为什么我们要选择这样做?这样做有什么风险?做好风险应对措施了吗?如果万一没有完成会有什么后果?

这些问题都应该在中层的汇报里面系统考虑,但实际上,大部分经营分析汇报只有数据,没有分析,大家把精力都用在了整理数据或者美化PPT上去了。

比如下图的PPT,看起来工整规范,数据一目了然,现在问题来了,这些数据说明什么问题呢?

不要指望通过口头介绍说清楚,有几个人能做到文字都说不清的事情,口头能表达清楚呢?

写年终总结PPT报告的七个关键思维

至于高层做总结,更多是强调战略规划,有些人会嘲笑高层只会没有愿景画大饼,但是作为高层反复让员工相信我们有能力看见行业未来的发展前景和空间,有信心抢占业务的制高点,是非常重要的激励团队士气的措施,这些不叫总结,要总领。对高层而言,好总结不是比谁写得多,而是比谁看得远。

3、明确目的:为何要写?

即便是一份普通的工作总结,在不同的场合,写的目的是不同的。

如果是年终盘点,你可能更多需要总结一年的得失,为明年做好规划?

如果是项目总结,你可能需要预判风险,想一想万一风险来临你可以向哪里寻求应对之策?

如果是新年规划,你的目标要得到保障,你需要哪些资源,这些资源在哪里可以争取?

如果一份工作总结只是一份工作流水账,那真的没有写的必要,毕竟你做的大部分重要的事情,领导都知道,要是领导都不知道,要么说明你的工作不重要,要么说明你的业绩不重要。

明智的人不会仅仅在工作总结里总结,而是要通过汇报的机会争取各种资源,毕竟,工作总结是制度规定里面允许你和上级领导沟通的一种重要武器。

有的朋友工作业绩实在不够好。数据不行、趋势不利、业绩不够,即使真的“一无所有”,你也必须想办法找出“局部”亮点。没有功劳就拼苦劳,质量不行数量凑;没有突破拼深度,有深度有内涵的东西,不是一时半会儿看得出效果的;什么都没有,那就拼愿景!今年的不足是为明年更大的进步做铺垫!#这画面太美我不敢看#

这些小伎俩其实只是为了避免被打板子,工作不可能次次顺心,但是如果能总结出失败的地方,知道如何改进成长,我想打板子的时候领导也会再给你机会的。

4、明确基调:何种写法?

屡战屡败还是屡败屡战?一无所获还是积累经验?这不是玩文字游戏,这是态度问题!

同样的成绩,不同的解读就会带来不同的反馈。在没有业绩的情况下,至少证明你一直在努力尝试、一直在试错中成长!

其实多学学《新闻联播》也是有必要的,看看他们是如何传递正能量的。没有“下降”,只有“负增长”;没有“业绩平平”,只有“增速放缓”;没有“完成目标的40%”,只有“基本完成目标”;没有“严重问题”,只有“迎难而上”。语言是有力量的,有时候语言的力量能帮你保住饭碗,因为语言是你心态的反应。

5、明确结构:何种框架?

工作总结最忌讳形式化,或者写成一笔流水账,汇报工作要有一个框架。

在中国领导喜欢的汇报思维往往是以点带面还是面面俱到?一分为二还是抓大放小?实在没有办法就试试一个观点三个论据的结构,这就是所谓的“一个中心,三个基本点”写作方法。

比如下面的案例,内容都是日常部门里面的零零碎碎,如果一笔流水账自然没有人认为你的工作做得好。

写年终总结PPT报告的七个关键思维

但是工作汇报中领导想看到的无非两点:要么开源,要么节流。

如果业绩不好,开源无能,那就说说为公司节约了多少成本,也可以变相突出自己任劳任怨、加班加点。

把总结与领导关心的问题直接挂钩,至少说明你的存在还是有那么一点点的价值。基层写汇报,大致的思路不外乎于此。

写年终总结PPT报告的七个关键思维

经过调整的汇报结构非常好借助了领导的成本管理思维,且用领导熟悉的语言讲话,有力说明了琐碎的工作和重要的成本控制工作之间的联系。这就借助了成本管理思考框架的力量,现在你该明白为什么要去读MBA了吧?就是为了学习这些商业分析框架。

6、明确数据:定性定量?

在工作汇报中经常需要谈谈业绩指标,其实业绩指标未必就是数据,指标分定性考核和定量考核。

定性指标往往弹性很大,谁能够概括得更给力,总结得更深刻就最出彩。比如大家都能完成的业绩,你加上用户,全面,突围等正面词汇,会显得更有力量。另外为你的工作想一个应景的标题也是抓住眼球的靠谱办法。

写年终总结PPT报告的七个关键思维

定量考核比较难对付,但是也一样可以采取一些技巧,比如下面有三句话,你觉得哪种是完成情况良好,哪种是完成情况出了问题,哪种是为了反应自己的专业范,一切尽在掌握时说的话吗?

A:全年任务基本完成…

B:全年任务完成了92.1%

C:全年任务全面达成…

如果有一组不错的业绩数据,试试排比法也很给力。

写年终总结PPT报告的七个关键思维

其实工作中的数据,知道哪些不该说和知道如何把事说明白一样重要,这些事情就只能意会不能言传了。

7、明确风格:求新求稳?

工作总结要不要形式出彩?这是一个很难有标准答案的问题。要知道领导心目中,创新形式和形式主义只有一步之遥!这之间的转换又很有可能只是取决于你的工作业绩和别人对你的工作实际评价。

比方说这种文艺调的工作总结,很多人喜欢,但真的能用在正式工作汇报中吗?

写年终总结PPT报告的七个关键思维

也许是此时不博,更待何时?也许是不求出彩,但求无过!

到底是哪种情况,你要斟酌,不要为了形式而形式,切记最好的年终总结还是“以成绩说话”,“用事实说话”。

形式创新只是应急之需,绝不是长久之策。最后,以一句时髦的流行语结尾:写年终总结不难,难的是没业绩怎么写出好总结!

我不是为了总结,我就是认真!

附:分享秋叶老师为大家精心准备的年终总结PPT模板包,包括

年终总结PPT模板包

【1】最适合年终总结用的69页PPT关系图,时间轴,空间轴一网打尽。

【2】中国各省矢量地图,随便拉伸大小填充颜色。

【3】年终总结倒计时动画钟,谁超时就提醒谁。

【4】小图体、日历体、色块体、图表体、图文体,文字体六种风格,六个行业全文年终总结PPT范例。

下载地址:http://pan.baidu.com/s/1i3mpOuL

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