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相见恨晚的20个常用PPT小技巧

发布时间:03-18 来源:Office办公助手(www.officezhushou.com)

1、替换字体

一键将 A 字体替换为 B 字体。

如果已经做好了一个 PPT,里面正文用的是宋体,但后来觉得,正文用微软雅黑更好一点。我们点击【替换字体】,即可一键替换文件中所有宋体,变成微软雅黑。

PPT小技巧

2、自定义设置默认字体

指我们将输入的文字字体默认为其他字体,而不是系统默认的宋体。

大家都知道,在制作 PPT 时,系统默认的字体是宋体,如果我想使用黑体,我有两个选择:一是去替换,这是事后干预;二是一开始就把黑体设置为默认的正文字体,这是事前干预。

PPT 中的设置默认文本框功能,就是这个作用。

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3、图层

指 PPT 中单个页面中所有元素的层级关系。

很多人知道 PS 有图层,但很少有人知道 PPT 的图层,这个图层有什么作用呢?

当某一页 PPT 元素过多时,我们编辑起来会很麻烦,知道了图层的概念,我们就可以分层编辑,暂时不需要编辑的层可以选择隐藏。点击【选择】就能看到这个功能。

PPT小技巧

假如我们需要在一页 PPT 中同时编辑很多图片,我们可以打开选择窗格。

PPT小技巧

对最上面的那张海报进行编辑时,我们可以先把其他的海报暂时隐藏起来,等首层的海报编辑后,再把这一层隐藏,第二层打开。

PPT小技巧

另外,当我们插入过多动画的时候,同样可以采取这个方法进行操作。

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4、【格式刷】增强版

指复制一次格式,同时为多个文本框刷出指定的格式。

那普通的格式刷是什么呢?选择一段文本框,点一下格式刷,为指定的文本框刷出格式,然后格式刷效果消失,如果想继续为另一段文本框刷出格式,需要循环上面的操作。

但格式刷增强版就不用担心这个问题了。如果你想同时为多个文本框刷出同样的格式,只需要选择一段文本框后,双击格式刷选项,然后你就可以任性地给 N 个文本框刷出同样的格式了!

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5、屏幕截图

指在不用连接网络的情况下,自由截取屏幕画面。

你常用的屏幕截图工具都有哪些呢?QQ?微信客户端?第三方截图软件?好像没了吧,但你要知道,那些工具一般需要联网才能使用,那么如果你电脑未联网,你要怎么截图呢?也许,你可以试试 PowerPoint 的截图工具。

PPT小技巧

6、利用 SmartArt 来排版图片

指将图片插入至 SmartArt,快速实现排版效果。

图片排版和图文排版一直是很多人头疼的地方,怎么对齐?怎么排版?一直是个难解,如果你不追求太新颖的排版方法,你可以试试【插入 SmartArt】。

PPT小技巧

7、插入对象

指在 PPT 中插入 PowerPoint 无法输入的元素,对象包含绘图工具、数学符号、Excel 等。

当我们想在 PPT 中插入一些数学符号时,该怎么办呢?有些人说可以【插入公式】。

PPT小技巧

但这个公式数量不多,如果我们想插入其他公式或特殊符号怎么办呢?你可以试试【插入对象】。

PPT小技巧

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当然,【插入对象】中还有个很强大的东西,叫绘图。如果我们想在 PPT 中插入一个手绘的图片,我们可以直接点击【插入对象】,选择 Bitmap image,就可以直接在画板上创作了。

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8、音频录制

指录制声音文件。

Office 之所以强大,还表现在强大的音、视频处理方面,先来说录制音频方面。

我们知道,PPT 毕竟是配合演讲使用的辅助演示工具。如果想把做好的 PPT 文件发给别人,同时希望将对PPT 文件的解读附带在里面。那【录制音频】就能很好地解决这个问题。收到的人不仅能看 PPT 页面,还能听到我们对 PPT 页面内容的解读

另外,还有很多人把 PPT 中的录制声音当作一个录音机来用也是不错的选择。

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9、录制视频

指完成电脑视频画面的录制。

如果我们想在 PPT 中插入一段视频,而视频却不能从网络上下载下来,那怎么办呢?这时候就要用到【录制视频】的功能了。

选择录制视频播放窗口的大小,开始录制,直到结束,然后插入到 PPT 文件中。

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10、设置自由换片时间

指对 PPT 中页面切换方式的设置,包含自动定时换片和手动换片。

当我们想让 PPT 某些页面自动播放,有些页面手动播放,该怎么办呢?你需要对相关页面【设置自动换片时间】。

如果想自动播放,就【设置换片时间】,如果想手动播放,就选择【点击鼠标时】。

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11、一键去除幻灯片所有动画效果

指幻灯片动画效果不在放映时出现。

当你做了一个很多动画的 PPT 后,但老板说,A 客户不想看动画,B 客户想看动画……怎么办?一页一页删除吗?那么我教你一招,【放映时不加动画】。

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12、使用演讲者视图

指幻灯片放映时的视图效果。

当我们在台上演讲时,一般而言,无论是投影屏幕还是电脑,显示的都是本页内容,那下一页是什么内容怎么看到呢?

PPT小技巧

实际效果如下图所示,左边为当前页,右边为下一页。

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13、翻译工具

指将 A 语言进行自动翻译为 B 语言。

我们做 PPT 时,经常需要用到英文,那一般而言,很多人都是打开某些翻译网站,输入中文,翻译成英文,这个方法有点慢,我们可以使用 PowerPoint 自带的【翻译工具】。

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14、幻灯片文件合并

指讲 A 幻灯片的所有页面原封不动地插入到 B 幻灯片中。

这里要用到审阅中的【比较】功能。

示例如下图。

PPT小技巧

下图为把一个 PPT 插入到另外一个 PPT 后的效果。

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15、形状对齐时显示智能向导

指在对齐形状时,软件自动出现智能参考线,帮助完成对齐。

我们可以选择【显示】中的【形状对齐时显示智能向导】,勾选开启后,我们在对齐形状时,就会自动出现智能参考线。

PPT小技巧

16、保护演示文稿

指对文件进行保护,防止他人进行修改。

PPT小技巧

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17、检查兼容性

指检查幻灯片文件在各版本中的兼容效果。

PPT小技巧

有时候我们电脑上制作 PPT 用的是高版本的 PowerPoint 软件,如 2013 版,但演示用的电脑上可能是低版本的 PowerPoint 软件,如 207 版,那么我们做好的文件都会出现什么问题呢?我们可以【检查兼容性】,这样就能够提前发现一些兼容性导致的问题了。

18、增加操作撤销次数

指修改 PPT 误操作的次数,默认为 20 次,最高可修改为 150 次。

PowerPoint 有一个撤销编辑的功能,当我们做了某些错误的操作时,可选择撤销,但默认智能撤销 20 次,我们可以修改为最高 150 次。

PPT小技巧

在【文件】【选项】【高级】中,我们可以修改:

PPT小技巧

19、嵌入特殊字体

指将幻灯片中的特殊字体嵌入到文件中,防止文件转移后的字体丢失。

PPT小技巧

当我们做 PPT 时,我们可能会用到一些特殊字体,但别人的电脑上没有这个字体的话,那做好的文件中的特殊字体就会默认变成宋体,那我们可以将字体嵌入到 PPT 中。

20、保持幻灯片中图片的质量

指我们对幻灯片中插入的图片不进行压缩处理。

当我们在 PPT 中插入图片时,会默认把 PPT 文件中的图片尺寸缩小,在电脑上看不出来有什么问题,但是在大尺寸的投影屏幕上就会显得有些模糊,怎么办?

我们可以勾选不压缩图片文件的大小:

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