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使用word制作商务邀请函的方法

发布时间:2014-07-18 来源:Office办公助手

一份好的商务邀请函可以表现一个公司的良好形象,其内容格式要简单明了,信息传达正确无误。借助Office.com中提供的丰富模板,小黄可以轻松快速地制作专业的邀请函。

搜索邀请函模板

在Office.com上提供了丰富的免费模板,小黄通过Word 2010后台视图中的模板搜索功能,可以快速地搜索到合适邀请函模板。

1. 启动“Microsoft Word 2010”应用程序,单击“文件”选项卡,打开后台视图。

2. 切换到“新建”视图,如图1所示。

使用word制作商务邀请函的方法

图1 新建视图

3. 在“Office.com模板”区域的搜索框中输入“邀请函”字样,单击【开始搜索】按钮,以快速搜索可用的、有关邀请函的文档模板,如图2所示。

使用word制作商务邀请函的方法

图2 文档模板

下载邀请函模板

通过Word 2010的后台视图快速搜索到自己所需要的文档模板后,即可单击鼠标进行下载,并自动基于模板创建新文档。

1. 在文档模板的“搜索结果”中,浏览选择符合自己要求的模板,如,选择“会议邀请函”模板,然后单击右侧预览窗格中的【下载】按钮进行下载,如图3所示。

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图3 下载模板

2. 模板下载完毕后,系统会基于该模板自动创建一个新文档。此文档中已经存在了邀请函应有的大部分通用内容,并且格式简单明了,如图4所示。

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图4 基于模板创建的文档

由于上述下载的模板是Microsoft 2003版的格式,所以文档以“兼容模式”打开,如图5所示。

使用word制作商务邀请函的方法

图5 兼容模式

为了在编辑文档时,能够使用Microsoft 2010提供的所有新功能,应该将其转换为最新的Microsoft 2010的格式。

3. 再次单击【文件】按钮打开后台视图,然后在“信息”视图中单击【转换】按钮,即可将当前文档更改为Microsoft 2010的格式,如图6所示。

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图6 转换格式

编辑邀请函

基于模板创建的邀请函,内容格式简单明了。但是,小黄觉得这样的邀请函在外观上似乎有点单调,视觉效果不是很理想,因此,他给该文档添加了一个页面背景,以改善这一缺憾。

1. 在邀请函文档中,切换到“页面布局”选项卡,在“页面背景”选项组中单击“页面颜色”下三角按钮,在随即打开的下拉列表中执行【填充效果】命令,如图7所示。

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图7 填充效果

2. 在随即打开的“填充效果”对话框中,单击“纹理”选项卡,如图8所示。

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图8 纹理选项卡

3. 在“纹理”区域选择合适的填充效果,如,选择“信纸”纹理,如图9所示。

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图9 设定纹理

4. 最后,单击【确定】按钮关闭“填充效果”对话框后,邀请函文档的页面背景即被填充为了“信纸”纹理,从而使邀请函更显正式与专业,如图47所示。

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图10 纹理效果

基于模板创建邀请函的过程,简单轻松,省时省力。接下来,小黄需要在文档中填写实际的会议信息。

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