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word里使用修订和批注功能需要注意什么

发布时间:2020-05-21 来源:Office办公助手整理

日常工作中,我们总会需要修订或者审阅一些文档,那么这时候就会出现各种问题,下面将会介绍大家经常会遇到的难题,并详细的解释清楚,理顺操作步骤,一起看下去吧!

1:修订功能被别人关闭了,修改痕迹全部GG!

文档中的修订功能,在默认情况下为所有使用者都可以关闭(其方法为:单击【修订】按钮下方的下拉按钮 ,在弹出的下拉列表中选择【修订】选项)。为了防止他人随意关闭修订功能,为审阅工作带来不便,用户可使用锁定修订功能,具体操作步骤如下。

Step1 锁定修订。

在【修订】组中单击【修订】按钮下方的下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择【锁定修订】选项。

Step2 输入密码。

打开【锁定修订】对话框,设置密码,单击【确定】按钮即可。

设置锁定修订后,若需要关闭修订,则需要先解除锁定。单击【修订】按钮下方的下拉按钮 ,在弹出的下拉列表中选择【锁定修订】选项,在弹出的【解除锁定跟踪】对话框中输入事先设置的密码,然后单击【确定】按钮,即可解除锁定。

2:全世界的批注都是“Administrator”写的

在文档中插入批注后,批注框中会显示审阅者的名字(默认是“Administrator”)。此外,对文档做出修订后,将鼠标指针指向某条修订,会在弹出的指示框中显示审阅者的名字。根据操作需要,可以修改审阅者的名字,具体操作方法为:打【Word 选 项】 对 话 框,在【 常规】选项卡的【对 Microsoft Office 进行个性化设置】栏中,设置用户名及缩写,单击【确定】按钮即可。

3:想要批量删除指定审阅者插入的批注,结果只能一条一条删

在审阅文档时,有时会有多个审阅者在文档中插入批注,如果只需要删除某个审阅者插入的批注,可按下面的操作步骤实现。Step1 选择需要显示的审阅者。

切换到【审阅】选项卡,在【修订】组中单击【显示标记】按钮,在弹出的下拉列表中选择【特定人员】选项,在弹出的级联菜单中设置需要显示的审阅者,本例中由于只需要显示【LAN】的批注,因此选择【yangxue】选项,以取消该选项的选中状态。

Step2 删除特定人员的批注。

此时的文档中将只显示审阅者“LAN”的批注,在【批注】组中单击【删除】按钮下方的下拉按钮 ,在弹出的下拉列表中选择【删除所有显示的批注】选项,即可删除审阅者“LAN”插入的所有批注。

4:用了一辈子Word,却不会使用审阅窗格查看批注和修订

查看文档中的批注和修订,通过审阅窗格也是可以的,具体操作步骤如下。Step1 选择水平审阅窗格。

切换到【审阅】选项卡,在【修订】组中单击【审阅窗格】按钮右侧的下拉按钮,在弹出的下拉列表中提供了【垂直审阅窗格】和【水平审阅窗格】两种形式,用户可自由选择,这里选择【水平审阅窗格】。

Step2 在水平审阅窗格中查看修订。

此时,在窗口下方的审阅窗格中可查看文档中的批注与修订。

Step3 定位到特定的批注或修订中。

在审阅窗格中将文本插入点定位到某条批注或修订中,文档也会自动跳转到相应的位置。

以上都是需要注意的地方哦,小伙伴们看完之后一定要熟记于心,以免犯这样的错误哦!

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