基于Word粘贴链接功能实现检定证书高效处理

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资源作者:张长兴
资源来源:核工业航测遥感中心
资源内容概述:采用Word 粘贴链接功能和Excel 配对制作检定证书处理模板,该模版能基本满足计量检定证书的高效批量处理,其制作简单、经济可行、运用便捷,可有效避免测量结果在转移到检定证书上

基于Word粘贴链接功能实现检定证书高效处理主要包含的内容:

计量检定证书按要求应格式统一,内容正确无误。采用Word 粘贴链接功能和Excel 配对制作检定证书处理模板,该模版能基本满足计量检定证书的高效批量处理,其制作简单、经济可行、运用便捷,可有效避免测量结果在转移到检定证书上时所出现的漏遗项及人为造成的错误。

引言

根据国家相关计量法的要求,送检仪器在测量完成后,依据测量结果出具相应的计量证书,检定证书应格式统一规范,同时测量结果在转到证书上时应确保正确和无漏遗项。现如今有的计量机构编制大型的专业数据处理软件套打检定证书,有的计量机构可能会手动逐项修改制作检定证书。针对上述两种情况,前者需耗费大量的人力、物力、财力; 后者手动制作证书并要达到上述要求不容易,一是工作量大,二是容易出错。本文在此介绍一种使用Word 和Excel 电子制作简易的证书软件,特别是针对测量数据需要用Excel 进行单独处理,在Word 文本证书上需要展现出大量不同格式的数据及图表,通过此软件可实现高效、正确地出具检定证书。

1、证书模版的制作

在此列举一示例来具体说明证书模版制作和使用的过程。例如,河北省辐射监测站送检一台型号为GR130环境剂量率仪,检定日期为2013 年10 月10 日。

(1) 新建Excel 电子表,将此Excel 电子表命名为数据处理模版A。将仪器基本信息、测量计算结果等项目分别录入如图1 所示的数据处理模版A 工作薄的固定区域,将此工作薄命名为检定结果表。测量数据处理过程可在Excel 工作薄中编制好固定公式,图1 中所示的测量结果(校准因子、线性等) 只需引用最终计算结果即可。图1 中所示内容的位置及数据处理模版A 的名称是不能有任何变动的,如送检单位“河北省辐射监测站(Microsoft Office Excel 工作表检定结果表! R1C4—第1行第4 列) ”,在后期检定证书数据源“送检单位”项将引用此位置的内容。

(2) 新建Word 文本,并将此文本命名为证书模版B。图2 为证书模板B 的部分内容—检定证书封面,证书内容应包括图1 所示的仪器的基本信息与仪器测量结果等,由于送检仪器的不同这些内容在检定证书中都是动态变化的。

(3) 打开数据处理模版A,选择图1 中所示的送检单位项(第1 行第4 列) “河北省辐射监测站”并复制。

(4) 打开证书模版B Word 文档,将光标置于要粘帖处(送检单位列) ,选择工具栏“编辑”中“选择性粘帖(S) ”菜单,如图3 所示,并弹出对话框(图4) 。

(5) 先选择对话框中左侧“粘贴链接”选择框,如图4 所示,然后在右侧表框中选择“无格式文本”项,最后单击“确认”按钮,该条链接制作完成。

对话框左上角显示“源: “Microsoft Office Excel 工作表检定结果表! R1C4”,表示“送检单位”项内容引用数据处理模版A 中检定结果表工作薄第一行第四列的内容。如果数据处理模版A 检定结果表! R1C4 的内容发生变化,证书模版B“送检单位”项的内容也相应的变化。

(6) 对于图2 中的拟合曲线图的粘贴连接可按步骤(3) 和(5) 所述过程进行制作,只是在进行步骤(5) 时,在图4 所示的对话框中选择“Microsoft Office Excel 工作表对象”栏。

(7) 其他基本信息和测量结果均可按上述(3) 和(6)的步骤进行,所有内容制作完成后,保存证书模板B。数据处理模版A 和证书模版B 必须配对使用。

2、证书模版的使用

(1) 打开数据处理模版A,更新仪器基本信息,如送检单位、仪器型号、编号等。

(2) 录入测量数据,更新测量结果,包括拟合曲线、稳定性、重复性等。

(3) 打开证书模版B,弹出自动更新对话框,选择“是(Y) ”按钮,见图5。这一步骤表示证书模版B 中的仪器基本信息和测量结果将会自动更新,与数据处理模版A 中结果保持一致。

(4) 步骤(3) 完成后,证书模板B 右下角会立即显示更新进度图框。更新进度图框消失后,证书模板B 的内容和数据处理模板A 的检定结果表的内容完全一致。

(5) 更新完毕后,证书模版B 另存为新的Word 格式文件,如“2013 - 200 - 河北省辐射监测站- GR130 -1555 - 检定证书. doc”。

(6) 选择工具栏“编辑”中“链接”菜单,并弹出“链接(K) ”对话窗口,如图6、7。

(7) 首先选中对话框中大表框内所有的内容,然后点击“所选择连接方式”中的“锁定(K) ”方框,最后选择对话框中的“确认”按钮。这一步表示证书模板B 与证书模板A 之间的源连接已断开,即数据处理模板A 的内容有任何变动,而对模板B 的内容没有任何影响。

(8) 最后保存“2013 - 200 - 河北省辐射监测站-GR130 - 1555 - 检定证书”文本。

(9) 将数据处理模版A 另存为“2013 - 200 - 河北省辐射监测站- GR130 - 1555 - 检定数据表”。

(10) 继续重复步骤(1) 至步骤(10) 的操作,完成下一台送检仪器的检定证书的处理。

3、结论

使用Excel 电子表和Word 文本制作检定证书处理模版相对来说经济可行、技术简单,无需二次再扩展或缩减Excel 和Word 基本功能; 检定证书模版对于仪器测量结果在转移到检定证书上的过程中,可大大减少出错率与漏失项,同时又可提高工作效率。

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