基于Word宏技术的易错词自动检索与校对

发布时间:2014-10-27
资源大小:0.45 MB
下载类型:免费下载
资源内容概述:本文提出了基于Word宏技术的易错词自动检索与校对的方法,可实现常见错误的自动检索与校对,并实时反馈校对的结果。

基于Word宏技术的易错词自动检索与校对主要包含的内容:

归纳常见易错词类型,利用Word“查找和替换”以及宏编程功能,将人工操作录制成宏,实现易错词的自动检索与校对,并实时反馈校对结果。通过个性化录制宏操作或者编辑宏代码,可实现多类易错词的自动校对。这一方法能促进编辑校对常用操作的自动化,减轻校对负担,提高校对效率。

编辑校对过程有许多工作是常规而且是繁琐的,例如校对常见字词错误、订正计量单位符号的不规范用法,人工操作费时费力。夏成锋提出利用Word 宏技术提示易错词群,提供了一种思路,但其不足是仍需人工修改。在此基础上我们提出一种改进方法:基于Word宏技术的易错词自动检索与校对,可实现常见错误的自动检索与校对,并实时反馈校对的结果。这一方法具有可扩展性,有利于将常用校对操作自动化。

1、自动检索与校对原理

“启事”误作“启示”,是出版物常见错误之一,被列入《2006 年十大语文差错》,《新闻联播》字幕中也曾出现该错误。我们以在Word 2007 中自动校对“启事”类错误为例介绍本方法。原理是综合运用Word“查找和替换”实现检索、更正与反馈,用宏功能实现自动化( 图1) 。

宏”按钮的调用

图1 “宏”按钮的调用

宏是一系列操作与指令的集合,通过录制人工操作自动生成。自动检索与校对流程如下: 1) 归纳错误项,提取检索特征; 2) 用“查找和替换”检索错误项,并高亮标记; 3) 用“查找和替换”将标记的错误项全部更正,并高亮显示反馈校对结果; 4) 将2) 和3) 录制成“宏”,调用此“宏”即可自动校对该类错误。( 本方法需开启Word 宏功能,如果杀毒软件或者Word 安全设置禁用了宏,则需先启用。)Word“查找和替换”语法及功能见表1。文中Word 操作均加下划线。“+”表示同时勾选某选项。

2、自动检索与校对流程

2.1、归纳错误项结构类型

有些错误较为明显,校对软件一般能校对出来,如“美洲”写成“美州”,“饴糖”写成“怡糖”。有些类型词形正确但搭配不当,不容易发现,如“启事”“启示”独用均正确,但“征稿启示”等则是错误组合。此外,同类型错误可能分布于多种组合中。例如,含“启示”的错误组合主要有:A. 基本格式“事由+ 启示”: 征稿启示、寻物启示等。B. 扩展格式“修饰成分+ A”: “我与图书馆”征文启示、× × × 博览会招商启示。

“查找和替换”语法及功能

表1 “查找和替换”语法及功能

C. 关于+ 事由+ 的启示: 关于本刊论文电子版权的启示。

D. 报刊名/发文机构+ 启示: 《× × 学报》编辑部启示、本报启示。

E. 数词+ 量词+ 启示。

F. 标题单用: 启示。

由于关键词均为“启示”,组合格式较为固定,可归纳提取检索特征,利用“查找和替换”语法实现批量检索。例如A 类一般为4 字格“× × 启示”,提取首字,“征× 启示”“寻× 启示”“招× 启示”等分别提取“征”“寻”“招”,其余依此类推。第2 个字用通配符“?”代替。这样,A 类的检索特征即为“[征寻招]? 启示”。

2.2、错误项的自动检索与校对步骤

1) 依次点击: 查找内容( + 使用通配符) : [征寻招]? 启示—替换为( + 突出显示) : ( 不填) —“全部替换”。

功能: 检索全部错误项并高亮标记。如果同类型错误分布于多种组合,分别归纳各组合的检索特征,依次执行步骤“1) ”增加标记项即可。例如,提取C 类检索特征“关于* 的启示”,E 类检索特征“[条篇则]启示”,分别进行2 次查找,即可标记出C、E 类错误中的“启示”。

2) 依次点击: 查找内容( + 突出显示) : 启示—替换为( + 突出显示) : 启事—“全部替换”。功能: 将标记的错误项全部更正,高亮显示供复核。

3) 录制“宏”: 点击“视图—宏—录制宏—宏名( 例如命名为‘A 类启示自动校对’) —‘将宏指定到’选‘按钮’—添加—选中该宏—确定( 该宏即显示在‘快速访问工具栏’,方便调用) ”,录制开始。执行步骤“1) ”“2) ”,点击“视图—宏—停止录制”,录制完成。打开待校文稿,点击“视图—宏—查看宏( 也可用Alt + F8 快速调出宏选单) —选择要调用的宏‘A 类启示自动校对’—运行”,A 类中以“征寻招”开头的错误即可自动校对完成。如果设置了宏按钮,直接点击该按钮亦可。

2.3、宏的共享和调用

录制好的宏可共享使用,只需提取宏代码导入其他Word 中即可。宏代码是录制宏时自动生成的,编辑无需编程背景,也不必理解代码意义。

先打开已录制好的宏代码,例如上文录制的宏,打开方式: 点击“视图—宏—查看宏—选择宏名‘A 类启示自动校对’—编辑”,可看到图2 所示的代码。

具体代码请参考本文附件文档。

然后将代码复制,发送到其他计算机中,再导入Word。导入方法: 点击“视图—宏—查看宏—宏名( 新建一个宏名,例如‘宏1’) —创建”,系统弹出Microsoft Visual Basic 编辑框,光标停留在宏1 中,删除宏1 原有代码,将上述代码粘贴上去,保存并关闭编辑框。宏1 即自动更名为所复制代码的宏名“A 类启示自动校对”。

此时,就可调用该宏进行校对了。调用方法: 点击“视图—宏—查看宏—选择刚导入的宏‘A 类启示自动校对’—运行”,宏即开始运行。

3、自动检索与校对功能的扩展

3.1、校对范围的扩展

编辑可根据实际情况增加检索关键词,扩展校对范围。例如上文检索特征“[征寻招]? 启示”只是举例性的,当遇到“来稿启示、休刊启示、紧急启示、本报( 刊) 启示”等新的错误类型,可分别提取首字“来”“休”“紧”“本”,“编辑部启示”可提取“辑”,检索特征即扩展为“[征寻招来休紧本辑]?启示”。按2. 2 步骤录制成新宏,校对范围就扩展了。如果不录制新宏,也可局部修改已录制的宏代码中的检索特征,夏成锋对此有专门论述。例如,在上文宏代码" . Text = "[征寻招]? 启示" 的" "[]" 中添加关键字词,即可增加检索范围。

由于编辑不一定熟悉编程技术,操作宏代码难度较大且易出错; 因此,录制新宏实现功能扩展,是较简单直观的方法。

3.2、自主定制校对功能

许多常见错误类型和形式比较固定,编辑可归纳错误类型,将相应的校对操作录制成宏,实现常用校对任务的自动化。例如,毫升符号“ml”是不规范用法,应改为“mL”,夏成锋所述只能批量提示“ml”,我们稍作改进,即可实现自动校对。

先归纳检索特征。文稿中的“ml”不一定都是毫升符号,例如“html”,而前加数字的则是。Word 中通配符“^#”代表任意数字,其后加一空格,检索特征是“^# ml”。这样做的原理是根据GB 3101—1993,“单位符号应当置于量的整个数值之后,并在其间留一空

隙”; 但还要注意未留空隙的不规范用法,检索特征是“^#ml”。另外,还有组合单位中的“ml”,检索特征是“/ml”。因此,校对步骤如下:

1) 查找内容+ ( 区分大小写) : ^# ml—替换为( +突出显示) : ( 不填)查找内容( + 区分大小写) : ^#ml—替换为( + 突出显示) : ( 不填)查找内容( + 区分大小写) : /ml—替换为( + 突出显示) : ( 不填)

2) 查找内容( + 区分大小写+ 突出显示) : ml—替换为( + 区分大小写+ 突出显示) : mL。

3) 将上述操作录制成宏。执行该宏,即可将文稿中的毫升“ml”校对为“mL”。由于校对结果均高亮显示,编辑可轻松进行复核。

4、结束语

李远毅指出: “具有较好的信息意识,能在校对工作中,特别是在只有电子‘原稿’、侧重于校‘是非’的校稿校对时,主动、及时地捕捉、发现并纠正稿件中的问题和错漏”。我们认为,信息意识自然也包括熟练的计算机技术。本文所述方法仅仅是抛砖引玉,灵活运用“查找和替换”以及宏功能,有利于促进编辑校对常用操作的自动化,提高校对效率。

更多相关阅读

友情提示:

以上内容仅为本资源的内容摘要,如需全部内容请自行下载附件资源。