如何方便快捷地实现Word文档的批量修改

发布时间:2014-11-05
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资源内容概述:因工作需要经常要汇编各地的的信息, 需要Word文档中的不规范化名称和用语进行修改和编辑,如果能够实现Word文档的批量修改,那将大大减轻工作量。

如何方便快捷地实现Word文档的批量修改主要包含的内容:

因工作需要经常要汇编各地的的信息, 需要Word文档中的不规范化名称和用语进行修改和编辑,如果能够实现Word文档的批量修改,那将大大减轻工作量。比如说, 把“我区” 改成“新疆维吾尔自治区”、“克市” 改成“克拉玛依市” 等替换操作。由于信息量较大, 逐个地进行查找和替换很是耗费精力的。

用上宏命令实现批量修改起来就方便多了, 方法如下:

(1) 创建批量替换表。首先, 运行Excel 2003 程序, 在当前窗口的“Sheet1” 工作表下, 把那些不规范化的名称和用语输入到A 列下, 再把需要替换的名称和用语对应地输入到B列下。表单建好后, 以“批量替换表” 为文件名保存在与批量修改的Word 文档相同的路径中。

(2) 创建宏代码。首先, 用Word 2003 打开要批量修改的文档, 依次单击窗口的“工具→宏→Visual Basic 编辑器” 菜单, 打开“Microsoft Visual Basic” 窗口。接着, 选择左侧的“Normal” 项目后右击, 依次选择“插入→模块” 菜单, 在右侧的代码窗口中输入如下代码:

具体代码请参考附件文档。

然后, 进行保存操作, 即可退出Visual Basic 编辑环境。

(3) 启用宏。依次单击Word 2003 窗口的“工具→宏→安全性” 菜单, 打开“工具→宏→” 窗口。在“安全级” 选项卡下, 单击“中” 单选框后, 单击“确定” 按钮完成宏的启用。

(4) 引用Excel 2003 程序。要想顺利地使用宏, 还需要引用Excel2003 程序。具体操作是: 依次单击Word 2003 窗口的“ 工具→宏→Visual Basic 编辑器” 菜单, 打开“ MicrosoftVisual Basic” 窗口。接着, 再依次单击该窗口的“工具→引用” 菜单, 打开“引用” 对话框。拖动滚动条找到“Microsoft Excel 11.0 Objict library” 项, 勾选其前面的复选框, 单击“确定” 按钮即可。这时,按下键盘的“Alt+F8” 调出“宏” 窗口,选择“批量修改” 宏, 单击“运行” 按钮后即可进行批量修改的操作了。

(5) 创建宏的快捷方式。其实, 还可以创建一个快捷方式, 单击它就可直接运行。具体操作是: 依次单击Word 2003窗口的“工具→自定义” 菜单, 打开“自定义” 窗口。接着,单击“命令” 选项卡, 拖动“类别” 滚动条找到“宏” 后, 在“命令” 框中出现“Normal 模块1 批量修改”。选中该命令后,拖动到窗口“帮助” 主菜单右侧, 松开鼠标左键后, 生成一个“Normal 模块1 批量修改” 的快捷菜单。单击它即可进行批量修改的操作。

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